Članek je bil objavljen v reviji HR&M, december 2023, pod naslovom: Česa se o komunikaciji lahko naučimo od Googla in Amazona
“Komunikacija je najpomembnejši del vsega, kar počnete.” -Paul Steinbrueck
S prihodom digitalnih tehnologij so se komunikacijski vzorci drastično spremenili. Čeprav nam tehnologija omogoča hitrejšo izmenjavo informacij, se je pojavila dilema: ali je ta hitrost vredna izgube čustvenega stika, ki je prisoten v fizični komunikaciji?
Digitalne tehnologije so povsem spremenile način komuniciranja z zaposlenimi, strankami in partnerji. Spletni mediji, e-pošta, videokonference, in druge digitalne platforme so postale osrednji del komunikacije v poslovnem svetu.
Čeprav nas spletne platforme in orodja povezujejo s kolegi na različnih koncih sveta, nič ne more nadomestiti osebne komunikacije iz oči v oči.
Osebna komunikacija je obdana s čustveno dimenzijo, ki se dotika duševnega zdravja in počutja zaposlenih, kar je ključno za uspeh organizacij.
Kako kadrovska služba lahko prispeva k ohranjanju osebne komunikacije in kako podjetja izkoristijo prednosti tako digitalne povezanosti kot tudi čara osebnega stika?
Strokovnjaki poudarjajo, da kljub vsem prednostim digitalne komunikacije osebna komunikacija ostaja nepogrešljiva za vzpostavljanje in ohranjanje trdnih odnosov v poslovnem svetu.
Ključni stebri dobre komunikacije v poslovnem okolju vključujejo:
- jasnost,
- iskrenost,
- spoštovanje,
- empatijo in
- jasno izražanje vrednot.
Vstopili smo v dobo, kjer digitalne tehnologije oblikujejo naš vsakdan.
Digitalne tehnologije nam olajšujejo življenje in povečujejo učinkovitost. Spletne konference, e-pošta in družabna omrežja so postali nepogrešljivi instrumenti za komunikacijo in delo.
Med tehnološke rešitve, ki podpirajo boljšo komunikacijo v digitalni dobi, spadajo video konference, ki omogočajo bolj interaktivne pogovore z uporabo vizualne komunikacije.
Omogočeno je opazovanje obraznih izrazov in telesne govorice sogovornikov, kar pripomore k boljšemu razumevanju čustev in namenov.
Zaupanje in komunikacija sta temeljna gradnika uspešnega poslovanja.
Uvedba digitalnih aplikacij omogoča:
- takojšnje sporočanje,
- deljenje datotek,
- sprotno reševanje vprašanj,
- izmenjavo idej,
- sproščeno in neposredno komunikacijo med sodelavci,
- skupinsko delo in
- vzpostavljajo neformalne povezave.
Pomembno je, da zaposleni obvladajo tehnološka orodja in jih znajo uporabljati. Če tega ne znajo, jim lahko ta orodja predstavljajo večjo porabo časa in povzročajo stres.
S pravilno izbranimi tehnološkimi rešitvami in skrbnim upravljanjem kadrovska služba prispeva k spodbujanju interaktivne in osebne komunikacije v organizaciji, obenem pa omogoča udobno uporabo tehnologije za boljše medosebne odnose med zaposlenimi.
Izzivi digitalne dobe: izguba čustvenega vidika komunikacije
Čeprav nas digitalna doba bogati z možnostmi, ki nam časovno skrajšujejo in lajšajo delo, ne sme zamegliti pomembnosti osebne komunikacije.
Ključni izzivi v dobi digitalizacije vključujejo:
- izgubo čustvenega vidika v komunikaciji,
- zmanjšanje družabnega življenja ter
- osebne povezanosti med zaposlenimi.
Ko komuniciramo preko zaslonov, izgubimo dragoceni del neverbalne komunikacije. Evolucijsko gledano, je človek družbeno in družabno bitje. Razvili smo se s komunikacijo iz oči v oči, kar omogoča (nezavedno) zaznavanje pomembnih, a subtilnih znakov med osebnim stikom in je kodirano v naši nevropsihologiji. Tega pri digitalni komunikaciji ni.
Interakcije iz oči v oči prenašajo bogatejše, bolj niansirane osebne in družbene informacije, ki so ključni za razumevanje in povezovanje z drugimi, kot so izrazi na obrazu, govorica telesa, ton glasu, mimika, pogled oči in položaj glave.
To omogoča izražanje in sprejemanje socialnih znakov ter posledično zmanjšuje zaznano psihološko razdaljo med komunikacijskimi partnerji. To je pomembno za višjo stopnjo zaupanja med udeleženci.
Profesor Albert Mehrabian je že v šestdesetih letih prejšnjega stoletja razvil teorije neverbalne komunikacije. Oblikoval je komunikacijsko pravilo 7-38-55 % kar pomeni, da
7 % komunikacije predstavljajo besede, 38 % glas in kar 55 % govorica telesa, ki se v neosebni komunikaciji povsem izgubi.
V poslovnem kontekstu izguba čustvene dimenzije komunikacije lahko pripelje do nesporazumov med sodelavci, pomanjkanja zaupanja v virtualnih ekipah in zmanjšanja povezanosti med vodstvom in zaposlenimi.
V zasebnem življenju pa lahko vodi do osamljenosti in odtujenosti, kar negativno vpliva na duševno zdravje.
Vzpostavitev pristnega stika s sodelavci, govorica telesa, vedenje in mišljenje v vsakdanjem življenju nas osvobodi strahu v napetih trenutkih.
Amy Cuddy, psihologinja in avtorica knjige z naslovom Prisotnost, zagovarja, da na takšen način najbolje opravimo zahtevne naloge.
Pomen komunikacije je v odzivu, ki ga dobimo. V komunikaciji je zanka. Kar počnemo, vpliva na sogovornika, in kar počne on, vpliva na nas. Ko komuniciramo s sogovornikom v živo, zaznavamo njegov odziv in nanj odgovarjamo s svojimi mislimi in čustvi. Naše vedenje napajajo notranji odzivi na to, kar vidimo in slišimo.
Zakaj Google promovira transparentnost
Danes se še bolj kot kadarkoli prej zavedamo, da so zaposleni »človeški kapital«, ki vsak trenutek lahko zapustijo podjetje.
Kadrovska služba ima ključno vlogo pri prepoznavanju izzivov, iskanju načinov za pridobivanje in ohranitev kadrov ter ozaveščanju zaposlenih o izgubi čustvene dimenzije v neosebni komunikaciji.
Te aktivnosti pozitivno vplivajo na organizacijsko kulturo in blaginjo zaposlenih. Zato osebna komunikacija, s katero vse to dosežemo, postaja vse bolj pomembna.
Simon Sinek, avtor knjige Start with Why in svetovno priznan govornik o voditeljstvu, poudarja pomen jasne komunikacije v poslovnem svetu. Vse bolj pomembno vlogo na delovnem mestu predstavljajo prav dobro počutje v delovnem okolju, spoštljivi medsebojni odnosi, spoštovanje vrednot ter jasna komunikacija.
V digitalni dobi je ključno ohraniti ravnovesje med digitalno in osebno komunikacijo.
Zaupanje in komunikacija sta temeljna gradnika uspešnega poslovanja. Številna uspešna podjetja poudarjajo pomen zaupanja kot temeljne vrednote v organizacijski kulturi.
Ustanavljajo programe, ki spodbujajo zaupanje med zaposlenimi, vodstvom in strankami.
Google promovira transparentnost in odprtost komunikacije, kar omogoča zaposlenim, da se počutijo varno pri izražanju svojih idej in pomislekov. Pri srečanju v živo se lažje izmenjujejo ideje, razvijajo inovativne rešitve ter ustvarjajo novi projekti.
Čustvena povezanost, ki jo omogoča neposreden stik:
- krepi ekipno delo,
- spodbuja kreativnost in sodelovanje,
- povečuje produktivnost,
- omogoča takojšnjo razjasnitev morebitnih nesporazumov in
- preprečuje napačne interpretacije, ki bi lahko vodile v konflikte.
Učinkovite strategije za ohranjanje osebne komunikacije
Ključna prednost, ki jo prinaša komunikacija iz oči v oči, je zmožnost gradnje zaupanja in vzpostavljanja osebnih vezi z zaposlenimi, strankami in poslovnimi partnerji.
Prvi korak, ki ga lahko naredijo, je ozaveščanje zaposlenih o pomenu osebne komunikacije. To vključuje ozaveščanje o prednostih osebnega stika, pomembnih razlikah med digitalno in fizično komunikacijo, o pomenu obraznih izrazov, neverbalnih znakov in tona glasu pri prenosu sporočil ter o medgeneracijskih potrebah glede komunikacije.
Kadrovska služba lahko spodbuja inovativne pristope za ohranjanje osebne komunikacije, kot so:
- ”open-door” politika,
- organizacija manjših skupinskih sestankov,
- fizični sestanki in dogodki,
- druženja izven pisarne ter
- praksa mentorstva in coachinga.
Nekatera podjetja uvajajo tudi nagradne sisteme za zaposlene, ki izstopajo v učinkoviti in empatični komunikaciji.
Takšni programi spodbujajo pozitivno komunikacijsko kulturo in nagrajujejo tiste, ki prispevajo k ohranjanju osebne povezanosti.
Amazon je znan po svojih “door-desk” sestankih, kjer vodje s svojimi ekipami razpravljajo o projektih in strategijah v sproščenem okolju.
Redna srečanja v živo v okviru podjetja ali oddelka omogočajo zaposlenim, da ohranjajo osebni stik, razpravljajo o projektih in rešujejo morebitne težave. S tem se spodbuja bolj neposredna komunikacija in oblikujejo se globlji odnosi med sodelavci.
Družabni dogodki kot so pikniki, izleti, športne dejavnosti, (team-building dogodki) so odličen način za spodbujanje sodelovanja in povezanosti med sodelavci, saj omogočajo sproščeno okolje in spodbujajo neformalno medsebojno komunikacijo med zaposlenimi.
Ko se oddaljimo od vsakdanje rutine, lahko pobliže spoznamo svoje sodelavce, njihove vrednote, prepričanja. To po vrnitvi v pisarno prinaša boljše in produktivnejše sodelovanje.
Ključni izzivi v dobi digitalizacije vključujejo izgubo čustvenega vidika v komunikaciji, zmanjšanje družabnega življenja ter osebne povezanosti med zaposlenimi.
Tudi mentorstvo in coaching se v različnih organizacijah širi, saj pomaga zaposlenim razvijati komunikacijske veščine.
Organizacije, ki se zavedajo vrednosti zaposlenih, ponujajo programe mentorstva, v katerih izkušeni zaposleni mentorirajo manj izkušene kolege v živo.
To omogoča neposredno izmenjavo znanja in izkušenj, spodbuja osebna rast in učenje in hkrati spodbuja osebno komunikacijo. Mentorji lahko delujejo kot most med vodstvom in zaposlenimi, omogočajo odprto komunikacijo ter nudijo nasvete in podporo. S tem povečujejo občutek pripadnosti organizaciji in izboljšujejo komunikacijske potenciale.
Ohranjanje ravnovesja
Strokovnjaki za kadrovanje in psihologi zaposlenih se strinjajo, da osebna komunikacija ostaja ključnega pomena tudi v digitalni dobi.
Poudarjajo, da je čustvena inteligenca (EQ) bistvena za uspešno vodenje in sodelovanje v organizacijah. Osebna komunikacija omogoča izražanje in zaznavanje čustev, kar vodi v boljše razumevanje sodelavcev in strank.
Strokovnjaki opozarjajo, da digitalna komunikacija pogosteje prispeva k nesporazumom, kar vodi tudi v konfliktne situacije. Neposreden stik omogoča takojšnjo razjasnitev nesporazumov in preprečevanje morebitnih konfliktov.
Osebna komunikacija spodbuja kreativnost in inovacije.
Ideje se lažje razvijajo in izmenjujejo v živahnem okolju, kjer ljudje fizično sodelujejo. Pomemben vidik, ki ga strokovnjaki poudarjajo, je tudi vpliv digitalne komunikacije na duševno zdravje zaposlenih. Osebna komunikacija omogoča socialno interakcijo in povezanost, kar pozitivno vpliva na počutje.
Interakcije iz oči v oči prenašajo bogatejše, bolj niansirane osebne in družbene informacije, ki so ključni za razumevanje in povezovanje z drugimi.
V digitalni dobi je ključno ohraniti ravnovesje med digitalno in osebno komunikacijo. Obe sta pomembni in se lahko dopolnjujeta.
Kadrovska služba ima pomembno vlogo pri spodbujanju zdrave komunikacijske kulture, ki bo temeljila na zaupanju, empatiji in osebnem stiku, obenem pa izkoristila prednosti digitalnih orodij za večjo učinkovitost in povezanost v poslovnem svetu, ki se neprestano spreminja.
Ohranjanje osebne komunikacije ni enostavna naloga, vendar pa je nujna za rast organizacij in zadovoljstvo zaposlenih.
Ključna je zavest o pomenu osebne komunikacije ter iskanje pravih strategij in orodij za njeno ohranitev. S tem bo organizacija lahko gradila trdne odnose, zagotavljala dobro počutje zaposlenih in ostala konkurenčna na trgu.
Želite to tematiko še poglobiti?
Za vašo organizacijo lahko izvedemo interno usposabljanje na temo:
Spoštljiva in učinkovita poslovna komunikacija
Za več informacij o delavnici kliknite na to povezavo.
