Delo in vodenje na daljavo postajata vse pogostejša praksa, s katero se je večina organizacij prvič soočila prav letos. Če smo še pred časom verjeli, da se dela ne da izvajati na tak način ter iskali vse možne razloge proti, nas je situacija sama pripeljala do rešitev in pokazala, da je mogoče vse. Imeti moramo le jasen cilj in delati na njem. Seveda to od nas zahteva izstop iz cone udobja in sprejetje novih izzivov. V primeru dela na daljavo, je to velik izziv tako za vodje, kot za zaposlene.
Spremenjene navade, prepričanja in vrednote
Čas, v katerem si nismo predstavljali, da naša prisotnost ni vsak dan nujno potrebna in živeli v prepričanju, da se bo brez nas “svet podrl”, je čez noč odšel in življenje se je skoraj zaustavilo. Delati smo začeli oddaljeno, brez potovanj, obiskov strank, izobraževanj, sejmov in to kar je pomembnejše, brez tima, s katerim smo prej ves čas sodelovali. Oblekli smo domačo obleko, se preselili na splet in čakali. Kljub temu, da smo upali, da bo šlo vse prav hitro nazaj v stare tire, je sedaj kristalno jasno, da temu ni in ne bo tako. Rešitve na kratek rok postajajo stalne. Tako kot, ko doma kupimo začasno svetilko, samo za čas, dokler ne dobimo takšne, kot smo si jo zamislili. In potem svetilka ostane.
A svetilka je eno, sodelavci in odnosi drugo. Odnosi brez nege ne obstanejo. In sodelavci brez dobrega vodenja ne rastejo. Celo nasprotno. Stagnirajo in postajajo manj motivirani. Upadati začne pripadnost, zavzetost in skupinska kreativnost. Tim sodeluje manj. Bolj gledamo, kaj in koliko kdo naredi, kdo je v boljšem položaju, zakaj ima nekdo privilegije.
Prilagodimo komunikacijo in cilje
Vodje stojimo pred izzivom kako naprej?
Kakšne tehnike in orodja uporabiti, da ostanemo povezani?
V kolikšni meri upoštevati razmere, v katerih zaposleni dela?
Kako ohranjati stik, razporejati naloge, komunicirati cilje?
Če smo opazili, da moramo spremeniti svoje vodenje in delovanje, potem smo na poti k uspehu. Kot vse kaže, bo tudi po umiritvi epidemije vsaj del zaposlenih še naprej, vsaj nekaj dni na teden, nadaljeval s takšnim načinom dela. Situacija ne bo začasna. Zato je pomembno, da se vodje čim prej dobro usposobijo za novo realnost ter pridobijo nove kompetence vodenja na daljavo ter hibridnih timov.
Učinkoviti voditelj je tisti, ki ima ves čas v mislih tri stvari: sebe, svoje sodelavce in cilj, ki ga želimo doseči.
Vsak od teh elementov je pomemben, vsak odigra pomembno vlogo. Tako ne moreš biti uspešen vodja, če si osredotočen le na rezultate dela ob tem pa pozabiš nase in na svoje sodelavce. Vodenje sodelavcev se vedno odvija zaradi doseganja rezultatov, vendar te vedno dosegamo s pomočjo drugih. Prav zato so pomembni ne le rezultati dela, temveč tudi pot do njih.
Dokler delamo skupaj, je enostavno vstopiti v pisarno sodelavca in vprašati, razčistiti ali dogovoriti, kakšen bo proces dela. Ko delamo od doma, se praviloma osredotočamo predvsem na roke in cilje. A to, na kakšen način nekaj naredimo, je enako pomembno kot to, da je delo opravljeno.
Ne pozabimo torej s svojim timom dogovoriti, kako želimo sodelovati, katera orodja bomo uporabljali in kako pogosto se bomo sestajali. Bolj kot bomo cilje in procese jasno komunicirali, uspešnejši bomo. A cilji niso vse. Pomembno je, da kot vodja ustvarjate priložnosti za komunikacijo, sodelovanje, druženje in povezovanje, čeprav le virtualno. Poiskati je potrebno poti, da resničnost prenesemo v virtualno okolje.
Ko virtualno okolje postane realnost
Lahko se na primer s svojim timom dogovorimo za virtualno pavzo za kavo ali malico. Ob določeni uri se zberemo preko Zooma, Teamsov ali kakšnega drugega orodja za video sestanek, ki ga uporabljamo. Med tem, ko skupaj spijemo kavo ali pomalicamo, zraven poklepetamo, tako kot če bi se skupaj zbrali v običajnem delovnem okolju. Ohranjanje običajev tudi na virtualni način pomaga timu, da se počuti bolj povezanega, čeprav dela od doma. Poskrbite tudi, da se tim skupaj smeji. Smeh povezuje.
Naredite virtualne sestanke bolj učinkovite.
Naj tudi e-sestanki ohranijo dvojno vlogo, tako kot jo imajo sestanki v fizičnem okolju. Odprite sestanek vsaj kakšnih pet do deset minut prej, kot je napovedan uradni začetek. Tako bodo sodelavci, ki se bodo prijavili v sestanek, v tem času med sabo še malo poklepetali. To jim lahko sporočite tudi v naprej.
Ko pa se začne uradni del sestanka, naj bo ta ciljno usmerjen in dobro organiziran. Agenda naj bo jasna in kratka. Poskrbite, da bo imel vsak sodelavec možnost participacije. Še posebej pozorni bodite na bolj introvertirane posameznike, ki se sicer sami od sebe redkeje oglašajo. Pomembno je, da vsi prispevajo svoje mnenje. Kot vodja poskrbite, da bo vaša vloga spodbujanje vseh, saj si kljub kameri nekateri težje priborijo svoje mesto.
Delo od doma je lahko tudi stresno. Ustvarite meje med delom od doma in službeni čas. Obdržite jutranjo rutino, zgradite novo navado, da začete in končate z delom vsak dan od istem času. Enako poskusite vzpostaviti tudi v timu. A imejte pri tem tudi posluh za različne razmere, v katerih živijo in delajo vaši sodelavci. Če se da, termine za skupne sestanke dogovorite tako, da bodo čim bolj ustrezali sodelavcem, ki so primorani delati v najbolj zahtevnih razmerah, to je tistim z mlajšimi otroci.
Podpiram sodelavce in rastem
Vodenje sodelavcev je vedno izziv. A vodja je vodja prav zaradi ljudi, ki jih vodi. Brez njih bi bil le sodelavec. Zato je pomembno, da se vsak dan trudi izboljšati svoj način delovanja in skrbeti za tim. Spodbujati. Motivirati. Večati zavzetost. Nuditi razvoj sodelavcem. Podpirati kreativnost.
Vse to se da izvajati tudi na daljavo, a z nekoliko prilagojenim načinom delovanja. V Agilia, svetovalno izobraževalnem centru smo ravno v namen opolnomočenja zaposlenih za vodenje sodelavcev na daljavo ter v hibridnih timih pripravili izobraževanje: Sestanki za delo na daljavo in hibridne time.
