Sestanki

Ste že slišali za Parkinsonov zakon? Ta pravi: “Delo se razširi, da zasede razpoložljivi čas za njegovo dokončanje.” Naj, preden vam predstavim kako visoko učinkovito organizirati čas, najprej zaupam resnično zgodbo.

Pred leti, ko smo bili mlada družina, sva z možem, dojenčico in predšolskim malčkom, uspela, z nekaj občutka za prostor, v mali Fiat Punto nabasati vse, kar smo potrebovali za 14 dnevni oddih na morju, vključno s precej glomaznimi otroškimi stolčki, otroškim vozičkom, prenosno posteljico, plenicami, napihljivimi blazinami, kanglicami in lopatkami za mivko, maskami in plavutkami, nekaj hrane, kovčki  z brisačami in oblekami ter vso ostalo obvezno opremo za dopust.

Zdaj, ko so otroci zrastli in se na dopust vozimo s karavanom, uspemo, od kdo bi vedel kje, nabrati toliko »krame«, da je tudi bistveno večji avto nabasan do zadnjega kotička.

Kaj imata torej učinkovita organizacija časa skupnega z umetnostjo pakiranja kovčkov?

Tako kot prostornina avtomobila določa količino prtljage, ki jo vzamemo s seboj, po Parkinsonovem zakonu tudi čas, ki ga dodelimo določeni nalogi, določa, kako učinkovito jo bomo izvedli.

Predstavljajte si, da imate za pripravo poročila načrtovanih 8 ur. Po Parkinsonovem zakonu boste verjetno poročilo pripravljali cel dan, ne glede na to, ali bi lahko delo opravili hitreje. Če pa si za isto nalogo določite 4 ure, boste verjetno našli načine, kako biti bolj osredotočeni in učinkoviti, da dokončate delo v polovici časa.

V svetu, kjer nas nenehno bombardirajo z motnjami in nepredvidenimi zahtevami, je umetnost učinkovitega upravljanja časa neprecenljiva veščina, ki lahko pomembno vpliva na vašo produktivnost in zadovoljstvo pri delu.

Spoznajte časovne škatle« oz. tehniko “Timeboxing”

Ena od zelo učinkovitih metod upravljanja s časom, ki jo med drugimi uporablja tudi Elon Musk, je »Timeboxing«, kar bi lahko prevedli kot »Časovne škatle«.

Gre za metodo, ki naš dan razdeli na »škatle« ali bloke, ki jim pri planiranju porabe časa določimo vsebino. Elon Musk je pri planiranju svojih aktivnosti ekstremen, saj planira aktivnosti po 5-minutnih blokih. Bolj pogosto pa se sicer uporablja urnik s 15 ali 30-minutnimi intervali.

Upravljanje s časom po metodi »Timeboxing« poteka na enak način, kot dodajamo sestanke v Outlookovem ali Google koledarju: pri kliku na izbran začetek, se pojavi blok, ki mu moramo določiti namen ter trajanje ter po potrditvi vizualno zapolni prostor v urniku dneva. Planiranje v digitalnih koledarjih nam omogoča tudi enostavno barvno označevanje različnih aktivnosti, s čimer izboljšamo tudi preglednost.

»Timeboxing« lahko uporabljate tudi, če prisegate na papirne namizne koledarje ali rokovnike. Cilj je zapolniti celoten stolpec dneva z bloki, ne da bi ostal prazen prostor. To pomeni, da planirate tudi  obdobja počitka.

Z uporabo metode upravljanja časa »Timeboxing«, ne le, da skrajšujemo čas, porabljen za posamezne naloge, temveč tudi spodbujamo večjo osredotočenost in s tem učinkovitost.

Izboljšani “to-do” seznami za še bolj učinkovito organizacijo časa

Prednost metode »Timeboxing« pred na primer zelo priljubljenimi in razširjenimi opravilnimi oziroma »To-Do« seznami je ravno v določitvi trajanja, ki ga bomo namenili posamezni aktivnosti.

A ko z metodo pričenjamo, nam ravno določanje trajanja zelo pogosto povzroča največje preglavice.

Ne skrbite. Predvidevanje oziroma določanje časa, ki ga bomo namenili posamezni aktivnosti je veščina, ki jo bomo zagotovo izboljšali s časom. Nikar ne obupajte, če se bo izkazalo, da se planiranega trajanja aktivnosti v začetku ne boste mogli v celoti držati. V nekaj tednih boste veščino zagotovo osvojili.

Planiranje aktivnosti z določitvijo trajanja za izvedbo je tudi sestavni del agilnega delovanja, ki se ga poslužujejo najbolj napredna tehnološka podjetja v Silicijevi dolini.

Uporablja se tudi pri Planiranju Sprintov, kratkih razvojnih ciklov pri metodi Scrum,  globalno najbolj uveljavljeni metodi agilnega vodenja projektov.

Pri določanju trajanja se spomnite na uvodni primer pri pakiranju kovčkov za dopust s Fiat Puntom in karavanom. Če želite dvigniti svojo učinkovitost, ter v krajšem času narediti več, naj bodo tudi vaše časovne »škatle« raje manjše, kot preveč udobne.

Na tem mestu je smiselno upoštevati še eno pravilo in sicer »Parettovo pravilo«, znano tudi kot »pravilo 80/20«. Temelji na opažanju, da presenetljivo pogosto zgolj 20% opravljenih nalog ali vloženih naporov privede do kar 80% celotnih rezultatov ali učinkov.

Mimogrede, Parettovo pravilo je sicer uporabno tudi pri upravljanju prodaje: 20% strank prinese 80% prihodkov, 20% naših produktov prinese 80% prometa, itd.

Svojo učinkovitost bomo močno izboljšali, če si bomo torej za aktivnosti namenili manj časa ter se v tem času zelo fokusirano posvetili predvsem najbolj ključnim dejavnostim, ki v največji meri  prispevajo k ciljem.

S tem optimiziramo naše časovni vložek in napor ter maksimiziramo rezultat oziroma učinek.

A za to je potrebno okrepiti še dve veščini: jasno določanje prioritet ter sposobnost fokusiranja brez nepotrebnih motilcev. 

Najprej najpomembnejše oz. umetnost jasnega določanja prioritet

Skoraj na vsaki delavnici, kjer predavam učinkovito organizacijo dela in časa, se oglasi nekaj udeležencev in reče: »Pa kako naj razločim prioritete, saj sodijo čisto vse naloge, ki jih imam za opraviti med prioritete A«.

No, to zagotovo ne drži. Večina zgolj (še) ne razloči, kaj sodi med prioritete A, kaj med B in tako naprej. Če pa bi slučajno držalo in bi udeleženci dejansko imeli same prioritete A, pa je to izjemen dokaz, da (še) ne znajo učinkovito upravljati svojega časa.

Kako torej razločimo med prioritetami?

Pomagamo si lahko s še vedno zelo uporabno Eisenhowerjevo matriko, ki razvršča prioritete v štiri kvadrante glede na njihovo nujnost in pomembnost.

Prioritete A:

so naloge, ki so hkrati nujne in pomembne. Zahtevajo takojšnjo pozornost. Običajno vključujejo kritične roke ali nepredvidene, nujne situacije.

Ključno je, da se nalog lotimo brez nepotrebnega odlašanja in izvedemo učinkovito (v kratkem času), da odpravimo stopnjo kritičnosti. Slednje je zelo pomembno. Če izvajanje prioritet A preveč razpotegnemo, se nam bodo začele kopičiti.

Prioritete B:

so naloge, ki so pomembne, vendar ne nujne (kritične v tem trenutku). Sem spadajo dolgoročne dejavnosti, ki prispevajo k našemu profesionalnemu in osebnemu razvoju, kot so delo na pomembnih projektih, učenje, raziskovanje in kreativno delo.

Za razliko od prioritet A, si za njih lahko vzamemo več časa. Prioritete B načrtno vključimo v naš urnik (na primer z metodo »Timeboxing«). Če ves svoj čas skačemo od ene prioritete A do druge in zgolj gasimo požare, smo dolgoročno neučinkoviti, saj ravno prioritete B spodbujajo dodano vrednost podjetju, pa tudi našo osebno rast in razvoj.

V tem pomenu, so prioritete B še bolj pomembne od prioritet A, zato je prav, da jih zavestno umestimo v naše urnike.

Prioritete C:

so naloge, ki so nujne, vendar (za nas ali našo vlogo) niso pomembne.

Te naloge nam pogosto naložijo drugi, vključujejo manjše opravke, nekatere sestanke, ki ne prispevajo neposredno k našim ciljem, ter rutinsko administrativno delo, ki je namenjeno bolj samemu sebi. Čeprav se te naloge morda zdijo nujne zaradi kratkih rokov ali pritiska s strani drugih, se je smiselno naučiti te naloge bodisi spoštljivo, a suvereno zavrniti, ali pa delegirati drugim. S tem si bomo počisti veliko časa ter ga raje  namenili prioritetam A in B.

Delegiranje nalog zahteva svoj čas – a glejmo na to kot na dolgotrajnejšo investicijo. Ko jo bomo enkrat izvedli, bodo koristi večje od vložka. Nalogo delegiranja splanirajmo kot prioriteto B. Seveda pa sta tudi suverena zavrnitev ter delegiranje posebni veščini – o tem morda kdaj drugič.

Prioriteta D:

so, ki niso niti nujne niti pomembne.

Sem spadajo trivialne aktivnosti, razne distrakcije in tatovi časa, kot je branje (za nas) nepomembne pošte, ki jo dobimo v vednost in  polni naš e-nabiralnik, dolgotrajni nekonstruktivni sestanki, nepotrebno brskanje po internetu ali predolge ali prepogoste »kave« s sodelavci.

Zmanjševanje ali odstranjevanje teh nalog iz našega vsakdana nam bo dodatno pomagalo pridobiti več časa za pomembne naloge in zmanjšati stres.

Multitasking ni učinkovit način organizacije časa (pika)

Še posebej dame se rade pohvalimo, da obvladamo večopravilnost (multitasking). Nekatere to celo predstavljajo kot svojo vrlino. A seveda ne drži.

Nevroznastveniki so že z več raziskavami uspeli dokazati, da smo ljudje (neglede na spol) bistveno učinkovitejši, ko se fokusno posvetimo izvajanju posameznega opravila.

Jeff Sutherland, avtor odlične knjige “Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time” (kar bi v prevodu pomenilo »Scrum: »Umetnost opravljanja dvakrat toliko dela v polovici časa«) se je o multitaskingu zelo ostro opredelil:

“Multitasking vas dela neumne. Opravljanje več stvari hkrati vas upočasni in poslabša vaše delovanje pri obeh nalogah. Ne počnite tega. Če mislite, da se to ne nanaša na vas, se motite – nanaša se.”

Ravno zato je v Scrumu, kot eni najhitreje rastočih in učinkovitih metodah agilnega vodenja timov in projektov, ozko fokusno ohranjanje pozornosti na omejeno število nalog in aktivnosti v krajših razvojnih ciklih ključno.

Tim v procesu planiranja naslednjega razvojnega cikla, ki praviloma traja med 2 in 4 tedni, določi omejeno število aktivnosti, ki jih nato tekom tega razvojnega cikla (imenovanega Sprint) tudi izvaja. Izbirajo med seznamom aktivnosti, ki so pregledno urejeni po prioritetah od najbolj prioritetnih do manj prioritetnih.

Tim potrdi le toliko aktivnosti – z vrha po prioritetah-, kolikor člani v trenutku planiranja ocenijo, da jih bodo tudi sposobni dokončati. Pri planiranju morajo seveda za vsako aktivnost izdelati hitro oceno, koliko časa bodo potrebovali za vsako od aktivnosti ter tudi predvideti, kdo od članov jo bo izvajal.

Upoštevanje trajnostnega vidika pri določanju tempa projekta

Pri izbiri aktivnosti se upošteva trajnostni vidik. Upoštevajo se tudi morebitni dopusti in druge odsotnosti, čas za raziskavo ali učenje in podobno.  

Celoten projekt je potrebno izvajati s tempom, ki je dolgoročno vzdržljiv, kar pomeni, da ga lahko vzdržujejo vsi člani projekta v daljšem obdobju. Izvajanje projekta je občasno, kratkoročno, običajno proti koncu, ko lovimo zadnje roke, seveda mogoče pospešiti s podaljševanjem delovnika ali kakšnim delovnim vikendom, a dolgoročen tempo mora biti vzdržen. Sicer vodi tim v izčrpanost, povečan stres in padec motivacije.

S tem, ko ima tim v obdobju izvajanja aktivnosti enega Sprinta jasno določen fokus, se učinkovitost njihovega dela dokazano poveča od 2-4 krat. Posvetijo se le nalogam, ki so jih potrdili pri planiranju Sprinta. S tem se prepreči beganje in skakanje od naloge do naloge, ki tekom izvajanja projekta vskakujejo in rušijo načrt izvedbe.

Vsi novi zahtevki, aktivnosti se zbirajo pri eni osebi, ki jih glede na prioriteto umesti na seznam aktivnosti iz katerih se določa izbor pri planiranju naslednjega Sprinta. Člani tima pa nemoteno izvajajo aktivnosti, ki so že bile potrjene.

Vas zanima več o izjemno učinkoviti metodi Scrum?

Priporočamo našo delavnico Agilno vodenje projektov. Klikni na spodnjo sliko za več informacij o delavnici.

Želite dvigniti učinkovitost svoje organizacije časa? Izvajajte delo v “Flow-u”

Ljudje običajno po kakšnih 15 minutah fokusne osredotočenosti zapademo v posebno psihološko stanje, imenovano “flow” oziroma v prevodu tok. To je stanje popolne zatopljenosti in osredotočenost na določeno aktivnost, kar vodi do visoke produktivnosti in ustvarjalnosti.

V tem stanju se v naših možganih pričnejo sproščati tudi različni nevrotransmitorji, kot so dopamin, norepinefrin in endorfini, ki spodbujajo občutke zbranosti, povečane kognitivne zmogljivosti pa tudi sreče. Ti nevrokemični procesi pomagajo ohranjati visoko raven motivacije in mentalne jasnosti.

Nekateri posamezniki lahko v tem stanju ostanejo tudi več ur, dokler niso moteni ali dokler ne izčrpajo svoje mentalne ali fizične energije. Pri večini ljudi se ta izčrpa po približno 90 minutah, ko je smiselno narediti vsaj kratek oddih.

A to stanje popolne zatopljenosti v aktivnost, ki omogoča maksimalno izkoriščanje kognitivnih in ustvarjalnih virov prekinejo vsakokratni motilci, kot so nepričakovani zvoki, sporočila ali druge prekinitve.

Po prekinitvi lahko traja od 15 do 25 minut ali več, da se posameznik ponovno zatopi v stanje flow, če mu to sploh ponovno uspe. Zaradi tega je za ohranjanje produktivnosti ključnega pomena, da se izognemo ali omejimo potencialne motilce.

Odstranite motilce in tatove časa

Pogoste prekinitve dolgoročneje negativno vplivajo na našo sposobnost za ustvarjalno in globoko razmišljanje, saj stalna bombardiranje z informacijami preobremenijo naš delovni spomin.

Nevroznanstveniki so prav tako ugotovili, da nenehno preklapljanje med nalogami znižuje našo čustveno stabilnost in lahko vodi v občutke stresa in izgorelosti. Zato je ključno, da se učinkovito spopadamo s temi motilci, da ohranimo visoko raven zbranosti in produktivnosti pri delu.

Eden od učinkovitih pristopov za doseganje tega je uporaba tehnik senzorne deprivacije. To lahko vključuje delo v tihi sobi, izogibanje svetlim zaslonom ali uporabo slušalk za odpravo hrupa iz okolja.

Za čas, ko se želite fokusno posvetiti svoji aktivnosti (to še posebej velja za izvajanje prioritet B), ugasnite svoje mobilne telefone, ali pa jih vsaj nastavite na letalski način ter pospravite v predal. Zaprite aplikacijo s spletno pošto, ugasnite notifikacije o prispeli pošti ter opravilih. Preverjanju klicev ali e-pošte se lahko posvetimo v času, ko nam koncentracija popusti in si je tako ali tako priporočljivo vzeti kratek odmor za revitalizacijo.

Časovno omejeni timski sestanki

Boljši fokus ter s tem višjo učinkovitost bomo dosegli tudi pri časovnem omejevanju trajanja sestankov.

Eden takih je na primer omejevanje jutranjih kav s sodelavci, ki so jih pri metodologiji Scrum učinkovito povezali v izjemno učinkovit dogodek,imenovan Dnevni Scrum, včasih tudi  »Scrum Stand-up«. Izraz »stand-up« se ne uporablja zato, ker bi si člani na teh sestankih izmenjevali kakšne šale, temveč zato, ker v resnici najpogosteje potekajo kar v stoje.

Ti kratki sestanki običajno potekalo le 15 minut. Običajno se izvedejo zjutraj, po možnosti v živo, ko se člani tima zberejo okoli pregledne »kanban table«, na kateri je razvidno, v kateri fazi se trenutno nahaja posamezna aktivnost: ali še čaka na izvajanje, je že v fazi izvajanja ali pa že dokončana.

V 15 minutah si vsi člani tima izmenjajo glavne informacije, pomembne za trenutno izvajanje aktivnosti in zraven še popijejo jutranjo kavo. Pogosto se pri teh jutranjih sestankih izkaže, da bi se bilo smiselno v ožji zasedbi na specifično temo še ponovno dobiti ter izmenjati stališča. Ne obremenjuje pa se s tem vseh članov tima med jutranjim sestankom, ki mora biti končan v 15 minutah.

Tovrstno prakso kratkih jutranjih sestankov celotne ekipe so posvojile že številne druge organizacije, četudi ne delujejo po Scrumu. Razmislite, če ne bi bila morda primerna tudi za vaš kolektiv.

Jasen fokus in v naprej odmerjen čas za razmišljanje pri metodi Šest klobukov razmišljanja

Časovno omejene sestanke pozna še ena inovativna metoda timskega razmišljanja in vodenja sestankov – de Bonova metoda – »Šest klobukov razmišljanja«.

To je izjemno učinkovita tehnika za izboljšanje organizacije časa in odločanja v poslovnem okolju. Temelji na ideji, da člani tima med sestankom “nosijo” različne klobuke, pri čemer vsak klobuk predstavlja drugačen način razmišljanja – z rdečim klobukom razmišljamo izrazito subjektivno, o naših občutkih in intuiciji, z belim klobukom popolnoma nevtralno, o dejstvih in podatkih, z rumenim klobukom o prednostih in koristih, s črnim klobukom o tveganjih in morebitnih nevarnostih ter z zelenim klobukom o novih idejah ter rešitvah. Z modrim klobukom celoten postopek razmišljanja usmerjamo, nadziramo ter na koncu povzamemo v zaključek.

Eden od ključnih elementov te tehnike je striktna časovna omejitev za vsak klobuk, običajno od pol minute (za rdeči klobuk) do 7 minut (za bel ali zeleni klobuk).

S predhodno določenim časom za vsak klobuk, metoda Šest klobukov razmišljanja preprečuje, da bi se sestanki nepotrebno razvlekli in zagotavlja, da se vsak vidik problema obravnava hitro in učinkovito.

Tako se izognejo pastem neproduktivnih sestankov, ki pogosto postanejo dolgi in neučinkoviti zaradi pomanjkanja jasne strukture in časovnih omejitev. Ta pristop omogoča hitrejše in bolj osredotočeno odločanje ter s tem prispeva k večji produktivnosti in inovativnosti v podjetju.

Vas zanima več o izjemno učinkoviti metodi za vodenje sestankov in timov Šest klobukov razmišljanja ?

Priporočamo našo licenčno de Bono usposabljanje. Klikni na spodnjo sliko za več informacij o delavnici.

Vitek ali “Lean” princip organizacije časa: poenostavljanje, a ne na račun kakovosti

Ne pozabite: bistvo povečevanja svoje učinkovitosti ni v tem, da v svoj delovnik, ali dan zbašemo čim več opravil in aktivnosti, temveč v tem, da svoj čas fokusno posvetimo res ključnim in najpomembnejšim prioritetam.

Resnično vam svetujem, da večkrat pomislite na pravilo 80/20. Z upoštevanjem tega pravila lahko povečate svojo učinkovitost za 4-krat.

Ne bojte se biti “brutalni” pri odstranjevanju nepomembnih opravil iz svojega življenja, zlasti prioritet C in D ter naredite tako več prostora za prioritet B, ki bodo ključno prispevale v vaši učinkovitosti, osebnemu razvoju ter razvoju organizacije.

Enostavnost je ena ključnih vrednot, zapisanih v Agilnem manifestu agilnega delovanja, ki pravi »Enostavnost se dosega s povečevanjem opravil, ki jih ne naredimo.«

Bistvo vitkega, agilnega razmišljanja je v poenostavitvi problemov in rešitev. Izvedimo najmanj možnih aktivnosti, s čimer bomo zadovoljili rešitev problema.  

A to ne pomeni, da bomo zaradi tega zmanjševali kakovost. Izberi raje manj opravil, le tiste ki so res ključne in jih opravi z visoko kakovostjo. Odličen primer zasledovanja filozofije agilne enostavnosti so Applovi produkti.

Za posamezen teden se osredotočimo na  3 do 4 ključne cilje. Razporedimo aktivnosti v dnevu tako, da bomo kombinirali zahtevne naloge z manj zahtevnimi.

Med posameznimi nalogami si vzemimo čas za kratko revitalizacijo. Pri razporejanju nalog upoštevajmo tudi svoj cirkadiani ritem. Večina ljudi je sposobnih večjega mentalnega fokusa in koncentracije v jutranjih in dopoldanskih urah, bolj kreativnega razmišljanja in iskanja novih rešitev pa v popoldanskem ali večernem času.

Povzamimo: Kako torej v krajšem času narediti več?

Za vsako aktivnost si v naprej določite trajanje. Uporabite lahko predstavljeno tehniko »Timeboxing«. Za začetek jo lahko uvedete zgolj za planiranje svojega delovnika, kasneje pa jo lahko razširite za planiranje celotnega dneva, vključno s spanjem, jutranjimi aktivnostmi, časom, potrebnim za pot na delovno mesto, popoldanske hobije, čas za druženje z družino in prijatelji, čas zase ter podobno.

Biti organiziran, pomeni biti organiziran celostno, ter tudi vzdrževati primerno ravnotežje med delovnimi obveznosti in prostim časom.

Ter še zadnji nasvet: vaja dela mojstra. Začnite z začetnimi izboljšavami ter postopoma izpopolnjujte prevzemanje svojega časa v svoje roke.

Vas zanima še več o tem, kako učinkovito organizirati delo in čas sebi ali svojim sodelavcem?

Oglejte si našo delavnico Učinkovita organizacija dela in časa: Kako storiti več v krajšem času, a ne izgoreti? Klikni na spodnjo sliko za več informacij o delavnici.

Članek je bil najprej objavljen v reviji ADMA, februar 2024, pod naslovom SEDEM METOD, KAKO BRZDATI PARKINSONOV ZAKON.