Članek je bil objavljen v reviji ADMA, april 2024, pod naslovom: Kako pripraviti power point predstavitev, ob kateri nihče ne zeha
Uspešne predstavitve so razumljive, nepozabne in čustvene
Carmine Gallo
Ste se že znašli pred nalogo, priprave PowerPoint predstavitev in si želeli, da bi bila ta privlačna in obenem zanimiva za občinstvo?
Seveda, vsak ki se sooča s predstavitvami, si želi, da bi bila predstavitev nepozabna in, da bi poslušalci ostali navdušeni.
Za učinkovito predstavitev je ključna vsebina, da je predavatelj strokoven, ima znanje, pozna in obvlada temo ki jo predstavlja in forma, da pri tem uporabi pravilno obliko – strukturo.
Očarajte občinstvo z učinkovito Power Point predstavitvijo
V sredini osemdesetih let prejšnjega stoletja je ameriški psiholog, dr. David Kolb, stopil v ospredje z revolucionarno teorijo štirih prevladujočih učnih stilov. Dr. Kolb se je intenzivno ukvarjal s proučevanjem izobraževanja in učenja, ter razvil koncept, ki opisuje, kako posamezniki uporabljamo različne učne stile kot strategije za pridobivanje znanja.
Sočasno so psihologi identificirali ključne učne potrebe, ki jih je treba zadovoljiti za optimalno učinkovitost:
Potreba po strukturi
Občutek varnosti izvira iz jasne strukture, ki omogoča razumevanje, kje smo in kaj nas čaka. Ta občutek varnosti omogoča sproščeno osredotočenost na učenje.
Potreba po osebnem odnosu
Pomembno je, da je področje, ki se ga učimo, za nas pomembno in relevantno, da vzbuja zanimanje.
Razumevanje pridobljenih informacij
Ključno je razumeti vsebino, da imajo informacije, ki jih pridobivamo smisel. Razumevanje je osnova za globoko in trajno učenje.
Potreba po strategijah, veščinah in praktičnosti
Učinkovito učenje zahteva uporabo različnih strategij, razvoj veščin ter praktičen pristop k pridobivanju znanja.
Na podlagi teh vidikov je dr. Bernice McCarthy razvila izjemno učinkovit model, imenovan 4MAT. Model predstavlja štiri ključne korake in točke, ki določajo optimalen vrstni red podajanja vsebine.
S 4MAT modelom pritegnemo pozornost, ohranjamo zanimanje udeležencev skozi celotno predstavitev in vzpostavljamo učinkovito komunikacijo.
Da bo predstavitev vznemirljiva in, da nihče ne bo zehal, je ključno, da pripravimo Power Point predstavitev z uporabo tega modela.
4MAT Model: ključ do učinkovite Power Point predstavitve
Najprej ustvarimo “mini kaj“, kratek uvod v predavanje, ki postavi okvir predstavitvi. Okvir nam zagotavlja varnost.
Nulta točka pred prvim korakom je namenjena strukturi in varnosti. Povejmo, kaj se bo dogajalo in kdaj, vsebino ter cilje predstavitve, sestanka ali predavanja, trajanje, (urnik, pavze, kosilo, lokacijo toalet, če je primerno) odprta vprašanja, trenutno situacijo in prihodnje korake. Vse to prispeva k dobremu počutju in občutku varnosti, kar omogoča fizično sprostitev poslušalcev, da se lahko mirno prepustijo predstavitvi.
Dobra prezentacija se vedno začne z vzpostavitvijo zanimanja poslušalcev.
Prvi korak 4MAT modela odgovarja na vprašanje “ZAKAJ?”
Pomembno je, da udeležence vključimo, dvignemo motivacijo, jih pritegnemo in zadržimo do konca predstavitve.
Na začetku so poslušalci lahko rezervirani, zato je ključno vzpostaviti oseben odnos s temo.
To dosežemo z vprašanjem, retoričnim vprašanjem, citatom ali zgodbo, ki nagovarja čustva in angažira občinstvo.
Osebna izkušnja ali anekdota, ki razkriva našo ranljivost, učinkovito poveže s poslušalci, saj vzpostavi zaupanje. Vključevanje zgodb na pravilen način lahko nagovori nezavedno in čustveno vključi občinstvo.
S kreativnostjo do odgovorov: drugi korak, ki spreminja perspektivo »KAJ«
Po vzpostavitvi motivacije je čas, da stopimo v drugi korak. V tem koraku želimo občinstvu predstaviti našo strokovnost na določenem področju, podaja konkretnega znanja, vsebine in informacij.
Nagovarjamo tako levo možgansko polovico s teoretičnim razumevanjem in znanjem kot tudi desno možgansko polovico z vzpostavitvijo celostne slike in povezovanjem dejstev v smiselno celoto. S tem omogočimo, da informacije bolje prodrejo in ostanejo v spominu poslušalcev.
Predstavitev dejstev, teorije, argumentov
Ko predstavljamo vsebinski del, je ključno, da to počnemo strukturirano. Pomembno je zatrditi določeno dejstvo in ga nato podkrepiti z argumenti. S tem dosežemo, da posamezniki dejstva preverijo sami in jih sprejmejo.
Jasnost v izražanju
Paziti moramo, da smo dovolj jasni. Človeški spomin ima omejeno kapaciteto, zato je ključno, da informacije predstavimo na način, ki je enostaven za sprejemanje. Psiholog George Miller je uvedel načelo členjenja – pravilo sedem plus ali minus dva, priporoča, da informacije predstavljamo v manjših podgrupah. Načelo členjenja velja uporabiti tako pri predstavljanju točk kot tudi pri oblikovanju posameznih prosojnic.
Omejitev števila alinej na posamezni prosojnici in upoštevanje podgrup pripomoreta k boljšemu razumevanju informacij.
Vključitev vizualnih elementov
Poleg besedila so pomembni tudi vizualni elementi, kot so slike, tabele, grafi. Ti pomagajo pri jasnem prikazu podatkov in boljšem razumevanju kompleksnih informacij.
Reference in vključevanje virov
Pri podajanju znanja je koristno vključiti znanstvene reference in vire, ki podpirajo naše trditve. To povečuje verodostojnost predstavljenih informacij.
Umetnost udejanjanja: tretji korak za učinkovito izvajanje na vseh področjih življenja “KAKO”
Udeleženci naj sami preizkusijo, ali teorija drži.
V tem koraku se osredotočamo na praktično gradnjo veščin, na “know-how”. Razlagamo postopke, strategije in kako teoretično znanje prenesti v prakso po korakih:
- Razložimo postopke in strategije, kako korak za korakom prenesti teoretično znanje v prakso. Pri tem lahko uporabimo video posnetke ali rekvizite.
- Demonstriramo postopke v živo, lahko vključimo tudi žive primere ali zgodbe.
- Vključimo različne vaje, ki so relevantne za pridobivanje veščin. Pomembno je, da vključimo čim več praktičnih vaj, saj se veščine najbolje gradijo z lastno izkušnjo.
Vaje lahko izvajamo samostojno, v parih ali manjših skupinah, na primer s plakati ali skupinskim razmišljanjem. Priporočljivo je dozirati vaje, podobno kot zgodbe ali citate, vsakih 15 do 20 minut, da ohranjamo dinamiko in pozornost udeležencev.
Odpri vrata neomejenim možnostim: zadnji korak 4mat modela kot ključ do inovacij in uspeha “KAJ ŠE / KAJ ČE”
Ta del je ključen del procesa, ki ga želimo utrditi. Poglobimo se v uporabnost pridobljenega znanja in veščin ter razmislimo, kje vse lahko koristijo.
V tem koraku se osredotočimo na razširjanje pridobljenega znanja, veščin in kako ga lahko še uporabimo v različnih situacijah.
- Poglobimo se v praktično uporabnost pridobljenega znanja.
- Raziskujemo, kje vse lahko uporabimo novo pridobljene veščine.
- Poudarimo pomembnost razširjanja znanja in kako ga lahko apliciramo v različnih kontekstih.
Pri tem koraku nagovarjamo tako levo kot desno možgansko polovico. Leva polovica bo bolj vključena v analitično razumevanje, desna pa v ustvarjanje povezav med različnimi situacijami. S tem poskušamo zadovoljiti različne učne stile posameznikov. Podajmo tudi konkretno priporočilo za nadgradnjo pridobljenega znanja.
Ta korak je ključen za dinamično učenje, saj omogoča prenos teoretičnega znanja v realne situacije. Poskrbimo za interaktivnost in praktično uporabnost, saj želimo, da posamezniki ne le razumejo, ampak tudi aktivno uporabljajo pridobljeno znanje v svojem vsakdanjem življenju.
Gradimo most do nepozabne in učinkovite predstavitve
Za zaključek prezentacije je ključno ustvariti vtis, ki bo ostal v spominu udeležencev. Nekaj možnosti za zaključek, ki bo učinkovit:
- Povzemanje ključnih točk: Hitro povzamemo glavne ugotovitve ali korake, ki smo jih predstavili v prezentaciji. To pomaga osvežiti spomin poslušalcev.
- Citati: Vključimo navdihujoč citat, ki je povezan z našo temo. Citati lahko pustijo močan vtis in dodajo globino zaključku.
- Call to Action (Poziv k akciji): Spodbudimo udeležence, da uporabijo pridobljeno znanje. Na primer, jih povabimo k preizkusu novih pristopov ali k uporabi 4MAT modela v njihovem vsakdanjem delu.
- Osebna zgodba: Delimo kratko osebno zgodbo, ki je povezana z našo temo. Osebne zgodbe lahko čustveno nagovorijo poslušalce in naredijo zaključek bolj človeški.
- Vprašanje za razmislek: Postavimo vprašanje, ki bo spodbudilo razmislek udeležencev. Na primer, vprašamo jih, kako bodo uporabili 4MAT model v svojem delu.
- Izziv: Postavimo izziv, ki bo spodbudil udeležence k nadaljnjemu razmišljanju ali ukrepanju. Na primer, jih izzovemo, da v naslednjem tednu preizkusijo eno izmed tehnik, predstavljenih v prezentaciji.
- Ponudba pomoči: Ponudimo pomoč ali dodatne vire za tiste, ki bi želeli še bolj poglobiti svoje znanje.
Na koncu lahko dodamo nekaj besed tudi o naši pripravljenosti odgovarjati na vprašanja, šele nato se vljudno poslovimo. Tak zaključek bo zagotovil, da bodo udeleženci odšli z jasnim sporočilom in navdihom za nadaljnje delo.
Ne pozabite, ključ do uspešne komunikacije je v odzivu poslušalcev, zato bodite prepričani, da ustrezno prilagajate svojo komunikacijo njihovim potrebam in preferencam.
Želite izvedeti več?
Za vašo organizacijo lahko izvedemo interno usposabljanje na temo:
Skrb za počutje zaposlenih
Za več informacij o delavnici kliknite na to povezavo.
